Comment bien organiser un évènement en 5 étapes

L’événementiel est devenu une pratique courante, aussi bien dans la vie professionnelle où l’on multiplie séminaire et réunion que dans la vie privée avec les mariages et baptêmes. Voici donc quelques étapes à respecter pour bien réussir son évènement.

réussir un évènement en 5 étapes

Bien choisir le lieu :

Le choix du lieu est primordial dans toute création d’évènement, il sera le cadre de votre réception et participera grandement à sa réussite.

Pour faire les bons choix, préférez un lieu en accord avec le type d’évènement que vous souhaitez organiser et en accord avec le nombre de participants : inutile de louer un château pour une réunion de 4 personnes.  Pour guider votre choix, définissez les bases de votre évènement :

- la date, la durée et le nombre de participants,

- le type de personnes invitées et l’objet de la manifestation…

Une fois que vous avez trouvé le lieu qui vous convient, pensez à le visiter avant de le louer pour éviter les mauvaises surprises le jour J comme des piliers au milieu d’une salle de projection.

Inspirez- vous des tendances

Laissez-vous également guider par les tendances du moment, actuellement, les lieux atypiques tels que des anciennes usines ou des anciennes fermes rénovées ont la cote. Les entreprises ont de plus en plus souvent recours à des endroits insolites pour organiser leurs manifestations. Exit la salle des fêtes ou de séminaire en plein centre-ville. Les évènements se déroulent maintenant au cœur de la nature pour un retour aux sources garanti.

Définissez votre budget

Cela peut paraitre un peu rébarbatif mais cela vous évitera les surprises sur les dépenses inattendues. Toutes les activités, les locations de salle et de matériel n’ont pas le même prix. En définissant un budget dès le départ, vous pourrez alors visualisez votre marge de manœuvre sur le plan financier et ainsi choisir les activités et le matériel en conséquence.

Listez le matériel

Faîtes une liste du matériel nécessaire lors de l’évènement pour être sûr de ne rien oublier. De plus cela permet de voir ce que l’on possède déjà, ce que le lieu d’accueil peut vous fournir et ce qu’il est nécessaire d’acheter ou de louer.

Planifiez les tâches :

Faire une liste des tâches à réaliser avec une date buttoir, cela vous permettra de rester dans les temps et d’être serein le jour J car tout sera terminé à temps.

 

Vous avez maintenant tous les éléments pour mener à bien votre projet, pour louer la salle parfaite et réussir votre évènement.

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